Program do faktur offline na Windows z obsługą KSeF

Co działa bez stałego połączenia z internetem?

Codzienna praca z lokalnymi danymi nie wymaga otwierania strony internetowej ani logowania do chmury. Program uruchamiasz bezpośrednio w systemie Windows.

• wystawianie i zapisywanie dokumentów w lokalnej bazie,
• praca z kartoteką kontrahentów, produktów i usług,
• tworzenie plików PDF i przygotowywanie XML FA(3),
• przeglądanie zapisanych faktur i historii dokumentów,
• raporty sprzedaży, rejestr VAT i kontrola płatności,
• moduł Kasa Przyjmie z historią wpłat i dowodami KP,
• wykonywanie oraz odtwarzanie kopii zapasowej bazy.

Praca lokalna dotyczy aktywowanej aplikacji z ważną licencją. Pierwsza aktywacja wymaga internetu. Aktualny mechanizm licencji dopuszcza pracę bez połączenia przez maksymalnie 7 dni od ostatniej udanej weryfikacji, nie dłużej niż do końca ważności licencji. Przed dłuższym wyjazdem uruchom program z dostępem do sieci i sprawdź status licencji.

Program offline a tryb offline24 KSeF: jaka jest różnica?

Lokalna baza danych oznacza, że pracujesz na dokumentach zapisanych na komputerze. Offline24 to odrębny tryb wystawiania faktur w KSeF, z własnymi zasadami przekazania dokumentu, terminami i wymaganiami dotyczącymi kodów QR. Samo zapisanie dokumentu bez internetu nie potwierdza spełnienia tych wymagań.

Opis na tej stronie dotyczy pracy lokalnej i późniejszej wysyłki online, nie deklaruje obsługi wszystkich trybów awaryjnych KSeF. Przed zastosowaniem offline24 sprawdź zasady Ministerstwa Finansów dla offline24 i wymagania swojej transakcji. O uwierzytelnianiu przeczytasz w poradniku token czy certyfikat KSeF.

Pierwsze uruchomienie na Windows

1. Pobierz oficjalny instalator. FakturaGO jest aplikacją dla Windows 10 i 11 w wersji 64-bitowej. Pobierz FakturaGO dla Windows z tej strony.
2. Aktywuj licencję przy połączeniu z internetem. Jeśli dopiero poznajesz program, sprawdź warunki 30-dniowego okresu próbnego.
3. Uzupełnij dane firmy. Sprawdź dane sprzedawcy i numerację, dodaj kontrahenta oraz produkty lub usługi.
4. Przećwicz proces w środowisku TEST. Skorzystaj z instrukcji pierwszej wysyłki do KSeF. TEST i PROD wymagają właściwych dla danego środowiska danych uwierzytelniających.
5. Zadbaj o kopię danych. Po konfiguracji zapisz backup. Dzięki temu masz punkt wyjścia na wypadek awarii komputera.

Lokalna baza zamiast przechowywania faktur w naszej chmurze

Treść faktur, dane kontrahentów, produkty i raporty pozostają na komputerze użytkownika. Serwer FakturaGO obsługuje licencję i aktualizacje, ale nie przechowuje zawartości wystawianych dokumentów. To użytkownik decyduje, gdzie zapisuje własne kopie zapasowe.

Token KSeF jest przypisany do konkretnej firmy i chroniony mechanizmem szyfrowania systemu Windows. W ustawieniach widoczna jest tylko zamaskowana końcówka, która pomaga rozpoznać token bez ujawniania całej wartości.

Jak zachować dane przy zmianie komputera?

W ustawieniach aplikacji wykonaj kopię bazy i zabezpiecz plik poza dyskiem używanego komputera. Odtworzenie kopii zastępuje bieżącą bazę, dlatego nie należy traktować tej funkcji jako łączenia danych z dwóch stanowisk. Zobacz instrukcję backupu i odtwarzania danych FakturaGO.

Zaszyfrowane tokeny KSeF są związane ze środowiskiem Windows. Na innym komputerze może być konieczne ponowne wpisanie tokenów oraz sprawdzenie aktywacji licencji. Lokalna baza nie oznacza automatycznej synchronizacji między stanowiskami.

Program lokalny z bezpośrednią wysyłką do KSeF 2.0

Fakturę przygotowujesz w aplikacji, a po połączeniu z internetem FakturaGO buduje XML zgodny z FA(3), szyfruje przesyłane dane i komunikuje się bezpośrednio z KSeF. Po wysyłce możesz sprawdzić status, numer referencyjny, numer KSeF oraz pobrać UPO.

Każda firma może mieć własne środowisko TEST, DEMO lub PROD oraz osobny token. Dzięki temu możesz najpierw przećwiczyć proces bez wysyłania rzeczywistych faktur do urzędu.

Program na komputer czy program wyłącznie w przeglądarce?

Trzy moduły w jednej aplikacji

FakturaGO obejmuje fakturowanie i KSeF, Kasę Przyjmie z dowodami KP oraz Konwerter KSeF XML do EPP 1.12. Nie trzeba instalować osobnych narzędzi ani kupować kolejnych abonamentów do tych modułów.

Dla kogo sprawdzi się lokalny program do faktur?

To rozwiązanie dla firm każdej wielkości, zespołów finansowych, biur rachunkowych obsługujących wiele podmiotów oraz użytkowników, którzy chcą zachować dokumenty na własnym komputerze. Program nie ogranicza się do jednej branży ani jednej formy działalności.

Najczęstsze pytania

Czy FakturaGO działa bez internetu?

Tak, przy ważnej licencji i w okresie dopuszczonej pracy offline możesz pracować z lokalną bazą, dokumentami, kartotekami i raportami. Aktywacja, okresowa weryfikacja licencji, KSeF i inne usługi zewnętrzne wymagają internetu.

Gdzie FakturaGO przechowuje faktury?

Faktury, kontrahenci i produkty są przechowywane w lokalnej bazie na komputerze użytkownika. Serwer FakturaGO nie przechowuje treści wystawianych faktur.

Czy program offline może wysyłać faktury do KSeF?

Tak. Dokument możesz przygotować lokalnie, a wysyłkę do KSeF wykonać po połączeniu z internetem. Program obsługuje strukturę FA(3), statusy, numer KSeF i UPO. Zasady trybu offline24 są odrębne od samej pracy na lokalnej bazie.

Czy awaria strony FakturaGO blokuje dostęp do dokumentów?

Nie. Aplikacja i baza faktur znajdują się na komputerze użytkownika. Usługi internetowe są potrzebne tylko do czynności, które wymagają komunikacji z zewnętrznym systemem lub serwerem licencji.

Czy mogę przenieść kopię danych na inny dysk?

Tak. Program ma funkcję wykonania kopii zapasowej i jej późniejszego odtworzenia. Kopię możesz przechowywać w wybranym przez siebie bezpiecznym miejscu.