Jak wysłać fakturę do KSeF krok po kroku
W trybie online faktura zostaje wystawiona w KSeF dopiero po poprawnym przesłaniu i przyjęciu przez system. Poniżej opisujemy cały proces bez skrótów i urzędowego żargonu.
Zanim wyślesz pierwszą fakturę
Potrzebujesz danych firmy, uprawnienia do wystawiania faktur w jej kontekście oraz metody uwierzytelnienia obsługiwanej przez program. W 2026 roku KSeF 2.0 pozwala korzystać między innymi z tokenów i certyfikatów KSeF. Token z KSeF 1.0 nie działa w KSeF 2.0.
Wysyłka faktury w 7 krokach
- Dodaj firmę. Uzupełnij NIP, nazwę, adres, rachunek bankowy i domyślną numerację.
- Wybierz środowisko. TEST służy do nauki, DEMO do integracyjnych prób na danych zbliżonych do produkcji, a PROD do rzeczywistych faktur.
- Dodaj token KSeF 2.0. Token zapisuje się osobno dla wybranej firmy. Nie przesyłaj go mailem i nie udostępniaj osobom bez uprawnień.
- Utwórz fakturę. Wybierz kontrahenta, dodaj pozycje, stawki VAT, termin i sposób płatności. Uzupełnij wymagane adnotacje, jeżeli dotyczą transakcji.
- Sprawdź dokument. Program waliduje dane wymagane przez FA(3). Błąd trzeba poprawić przed wysłaniem.
- Kliknij wysyłkę do KSeF. Program otwiera szyfrowaną sesję, przekazuje XML i zapisuje numer referencyjny operacji.
- Poczekaj na status. Po przyjęciu pojawi się numer KSeF. Następnie można pobrać UPO i zachować je razem z dokumentacją.
Jak rozpoznać, na jakim etapie jest faktura?
| Co widzisz | Co zrobić |
|---|---|
| Numer referencyjny, ale jeszcze bez numeru KSeF | Sprawdź status przetwarzania. Numer referencyjny pozwala śledzić operację, nie jest potwierdzeniem przyjęcia faktury. |
| Status przyjęcia i numer KSeF | Pobierz dostępne UPO i zachowaj identyfikatory dokumentu. |
| Odrzucenie z opisem przyczyny | Przeczytaj komunikat, popraw wskazane dane i dopiero wtedy ponów wysyłkę. |
| Przerwane połączenie, wynik nieznany | Najpierw ustal status rozpoczętej operacji. Nie twórz kolejnej faktury tylko dlatego, że odpowiedź nie dotarła. |
Przy kilku firmach przed każdą wysyłką sprawdź aktywny podmiot i środowisko. Token TEST nie zastępuje tokena PROD. Sposób ochrony i rozdzielenia tokenów opisujemy w poradniku bezpieczeństwo danych w FakturaGO.
Co sprawdza KSeF?
System weryfikuje między innymi uprawnienia wysyłającego oraz zgodność dokumentu z obowiązującą strukturą logiczną. Jeżeli brakuje pola wymaganego przez schemat albo wartość ma niedozwolony format, dokument może zostać odrzucony.
Przyjęcie techniczne nie zastępuje kontroli biznesowej i podatkowej. Poprawny XML nadal może zawierać błędny NIP, kwotę, stawkę VAT lub termin płatności, dlatego dane trzeba sprawdzić przed wysłaniem. Zobacz też jak pola formularza trafiają do FA(3).
Kiedy faktura jest wystawiona?
Według wyjaśnień Ministerstwa Finansów w trybie online faktura jest wystawiona w dacie przesłania jej do KSeF, jeżeli data w polu P_1 jest zgodna z datą przesłania. Dokument uzyskuje walor faktury po przyjęciu przez system i nadaniu numeru KSeF. Odrębne zasady dotyczą trybów offline24, niedostępności i awaryjnego.
Najczęstsze problemy
Brak numeru KSeF
Status może nadal oczekiwać na przetworzenie albo dokument został odrzucony. Sprawdź komunikat i numer referencyjny. Nie wysyłaj tej samej faktury wielokrotnie bez ustalenia wyniku pierwszej operacji.
Błędny token lub brak uprawnień
Upewnij się, że token pochodzi z KSeF 2.0, należy do właściwego podmiotu i zawiera wymagane uprawnienie. Przy wielu firmach sprawdź, czy aktywna jest właściwa firma.
Odrzucony FA(3)
Popraw wskazane dane faktury. W FakturaGO walidacja działa również przed wysyłką, dzięki czemu typowe braki są wykrywane wcześniej.
Przećwicz wysyłkę bez ryzyka
FakturaGO obsługuje środowisko TEST oraz pokazuje status całego procesu w jednym miejscu.
Wypróbuj FakturaGOŹródła: Wystawianie i otrzymywanie faktur oraz pytania i odpowiedzi KSeF 2.0.