Jak wysłać fakturę do KSeF krok po kroku

Zanim wyślesz pierwszą fakturę

Potrzebujesz danych firmy, uprawnienia do wystawiania faktur w jej kontekście oraz metody uwierzytelnienia obsługiwanej przez program. W 2026 roku KSeF 2.0 pozwala korzystać między innymi z tokenów i certyfikatów KSeF. Token z KSeF 1.0 nie działa w KSeF 2.0.

Wysyłka faktury w 7 krokach

1. Dodaj firmę. Uzupełnij NIP, nazwę, adres, rachunek bankowy i domyślną numerację.
2. Wybierz środowisko. TEST służy do nauki, DEMO do integracyjnych prób na danych zbliżonych do produkcji, a PROD do rzeczywistych faktur.
3. Dodaj token KSeF 2.0. Token zapisuje się osobno dla wybranej firmy. Nie przesyłaj go mailem i nie udostępniaj osobom bez uprawnień.
4. Utwórz fakturę. Wybierz kontrahenta, dodaj pozycje, stawki VAT, termin i sposób płatności. Uzupełnij wymagane adnotacje, jeżeli dotyczą transakcji.
5. Sprawdź dokument. Program waliduje dane wymagane przez FA(3). Błąd trzeba poprawić przed wysłaniem.
6. Kliknij wysyłkę do KSeF. Program otwiera szyfrowaną sesję, przekazuje XML i zapisuje numer referencyjny operacji.
7. Poczekaj na status. Po przyjęciu pojawi się numer KSeF. Następnie można pobrać UPO i zachować je razem z dokumentacją.

Co sprawdza KSeF?

System weryfikuje między innymi uprawnienia wysyłającego oraz zgodność dokumentu z obowiązującą strukturą logiczną. Jeżeli brakuje pola wymaganego przez schemat albo wartość ma niedozwolony format, dokument może zostać odrzucony.

Przyjęcie techniczne nie zastępuje kontroli biznesowej i podatkowej. Poprawny XML nadal może zawierać błędny NIP, kwotę, stawkę VAT lub termin płatności, dlatego dane trzeba sprawdzić przed wysłaniem.

Kiedy faktura jest wystawiona?

Według wyjaśnień Ministerstwa Finansów w trybie online faktura jest wystawiona w dacie przesłania jej do KSeF, jeżeli data w polu P_1 jest zgodna z datą przesłania. Dokument uzyskuje walor faktury po przyjęciu przez system i nadaniu numeru KSeF. Odrębne zasady dotyczą trybów offline24, niedostępności i awaryjnego.

Najczęstsze problemy

Brak numeru KSeF

Status może nadal oczekiwać na przetworzenie albo dokument został odrzucony. Sprawdź komunikat i numer referencyjny. Nie wysyłaj tej samej faktury wielokrotnie bez ustalenia wyniku pierwszej operacji.

Błędny token lub brak uprawnień

Upewnij się, że token pochodzi z KSeF 2.0, należy do właściwego podmiotu i zawiera wymagane uprawnienie. Przy wielu firmach sprawdź, czy aktywna jest właściwa firma.

Odrzucony FA(3)

Popraw wskazane dane faktury. W FakturaGO walidacja działa również przed wysyłką, dzięki czemu typowe braki są wykrywane wcześniej.

Źródła: Wystawianie i otrzymywanie faktur oraz pytania i odpowiedzi KSeF 2.0.