Faktura FA(3) w KSeF 2.0: co naprawdę wysyła program?

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana jest dokumentem wystawionym przy użyciu KSeF, zapisanym elektronicznie według oficjalnego wzoru i posiadającym numer identyfikujący w systemie. Od 1 lutego 2026 roku dla faktur ustrukturyzowanych stosowana jest struktura logiczna FA(3).

Program do faktur zbiera dane z formularza i mapuje je do właściwych elementów XML. KSeF nie ocenia wizualnego wydruku. Odbiera uporządkowany zestaw danych, który musi być zgodny ze schematem.

Główne części FA(3)

• Nagłówek: dane techniczne dokumentu i wariant formularza.
• Podmiot1: sprzedawca wraz z identyfikatorem podatkowym i adresem.
• Podmiot2: nabywca oraz jego dane identyfikacyjne.
• Dodatkowe podmioty: na przykład faktor, jednostka podrzędna JST lub podmiot upoważniony.
• Fa: numer, daty, waluta, pozycje, stawki VAT, sumy, rodzaj faktury i wymagane adnotacje.
• Płatność: termin, forma, rachunek i informacje związane z rozliczeniem.
• Stopka: dodatkowe informacje, rejestry oraz dane kontaktowe.
• Załącznik: specjalna część dostępna po wcześniejszym zgłoszeniu zamiaru wystawiania takich faktur w e-Urzędzie Skarbowym.

Jakie faktury obejmuje FA(3)?

Struktura pozwala opisać między innymi faktury podstawowe, korekty, faktury zaliczkowe i rozliczające. Faktura korygująca wystawiana od 1 lutego 2026 roku korzysta z FA(3) także wtedy, gdy dokument pierwotny powstał wcześniej w FA(2) albo FA(1).

Dlaczego dokument może zostać odrzucony?

Każdy element ma określony typ, długość, format i warunki występowania. Typowe problemy to brak pola obowiązkowego, niepoprawny identyfikator, niespójne sumy, niedozwolony format daty albo adnotacja użyta bez wymaganych danych.

FakturaGO wykonuje kontrolę przed wysyłką. Kwoty są liczone z precyzją dziesiętną i zaokrąglane do dwóch miejsc zgodnie z zasadą ROUND_HALF_UP. Walidowane są również adnotacje, MPP i pozycje związane z załącznikiem nr 15.

Co z formularza faktury trafia do XML?

Dlaczego uwaga tekstowa nie zastępuje adnotacji?

Jeżeli transakcja wymaga oznaczenia, wybierz właściwą opcję w formularzu faktury. Wpisanie samego tekstu „mechanizm podzielonej płatności” w uwagach nie jest tym samym co ustawienie odpowiadającego mu pola struktury XML. W FakturaGO adnotacje są przekazywane do przeznaczonych dla nich elementów FA(3).

O tym, czy dana adnotacja jest wymagana dla transakcji, decydują przepisy i jej okoliczności, nie sam program. Zakres pól opisuje oficjalna dokumentacja FA(3). Przed wysłaniem porównaj wybrane oznaczenia z danymi faktury.

FA(3) a numer KSeF

Program najpierw tworzy XML i przesyła go do systemu. Po pozytywnej walidacji KSeF nadaje dokumentowi własny numer. Numer ten należy zapisać razem ze statusem i UPO. Numer KSeF nie zastępuje numeru faktury nadanego przez sprzedawcę.

Jeśli dopiero konfigurujesz program, przejdź do instrukcji wysyłki faktury i sprawdzania statusu KSeF. Jeśli przekazujesz dane do innego systemu, sprawdź różnicę między surowym XML FA(3) a eksportem XML do konwersji EPP. Plik EPP 1.12 z numerami KSeF z eksportu enova365 utworzy konwerter XML do EPP w FakturaGO.

Źródła: Faktura ustrukturyzowana i FA(3) oraz informacje dla integratorów.