Podgląd faktury KSeF z pliku XML

Jak otworzyć fakturę XML z KSeF

1. Przygotuj plik XML faktury. Pobierzesz go z programu, w którym wystawiasz albo odbierasz faktury, lub z bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF. Taki plik czasem przysyła też kontrahent albo księgowa.
2. Przeciągnij plik na pole u góry strony albo kliknij „Wybierz plik XML”. Możesz dodać kilka plików naraz.
3. Przeczytaj fakturę. Zobaczysz strony transakcji, pozycje, podsumowanie stawek VAT, płatność i adnotacje.
4. Wydrukuj albo zapisz PDF. Kliknij „Drukuj lub zapisz PDF” i w oknie drukowania wybierz drukarkę albo zapis do PDF.

Nie masz pod ręką żadnego pliku? Kliknij „Zobacz na przykładzie”, a podgląd otworzy przykładową fakturę z fikcyjnymi danymi.

Co pokazuje podgląd

Plik XML faktury jest zapisany dla programów, a nie dla ludzi: zamiast słów „kwota do zapłaty” i „forma płatności” ma pola o nazwach takich jak P_15 i FormaPlatnosci. Podgląd zamienia je na zwykłą fakturę:

• Nagłówek: rodzaj i numer faktury, data wystawienia, data sprzedaży i waluta.
• Strony: sprzedawca i nabywca z NIP i adresem, a także podmioty trzecie (np. odbiorca albo faktor) i podmiot upoważniony.
• Pozycje: nazwa, ilość, cena, stawka i wartość, razem z oznaczeniami GTU, PKWiU i CN.
• Kwoty: podsumowanie według stawek VAT i kwota należności ogółem.
• Płatność: termin, forma, numer rachunku, zapłaty częściowe i skonto.
• Adnotacje: metoda kasowa, samofakturowanie, odwrotne obciążenie, mechanizm podzielonej płatności, zwolnienie z podstawą prawną i procedura marży.
• Pozostałe części: dane korekty, faktury zaliczkowe, zamówienie, warunki transakcji, stopka i załącznik.

Podgląd zna wszystkie pola struktury FA(3). Gdyby w pliku było pole spoza schematu, nie zniknie: pojawi się na końcu, w części „Pozostałe dane z pliku”, pod własną nazwą. Starsze pliki mają podobną budowę, ale podgląd przygotowaliśmy i sprawdziliśmy dla FA(3). Jak zbudowany jest sam plik, opisuje poradnik Czym jest faktura FA(3).

Podgląd to nie faktura

Fakturą ustrukturyzowaną jest plik XML przyjęty przez KSeF, któremu system nadał numer. Ta strona tylko odczytuje treść pliku, który wskażesz, i pokazuje ją w czytelnej postaci.

Dlatego wydruk z podglądu nie jest fakturą i nie zastępuje wizualizacji od wystawcy. Sprzedawca, który przekazuje fakturę poza KSeF, na przykład jako PDF albo wydruk, oznacza ją kodem QR pozwalającym sprawdzić ją w KSeF (art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT). Podgląd takiego kodu nie tworzy.

Podgląd nie łączy się z KSeF. Nie potwierdza więc, że faktura rzeczywiście jest w systemie, i nie sprawdza pliku ze schematem. Pokazuje to, co jest w pliku.

Numer KSeF w podglądzie

Numeru KSeF nie ma w treści pliku XML. System nadaje go dopiero po przyjęciu faktury, więc wystawca nie mógł go wpisać do pliku. Jeżeli plik nazywa się tak jak numer KSeF, na przykład 5555555555-20261110-0A1B2C3D4E5F-7C.xml, podgląd pokaże ten numer nad fakturą z dopiskiem, że pochodzi z nazwy pliku.

Zestawienie wielu faktur do Excela

Dodaj kilka plików naraz, a przycisk „Pobierz zestawienie CSV” zapisze tabelę z jednym wierszem na fakturę: numer, rodzaj, daty, sprzedawca i nabywca, waluta, wartość sprzedaży, VAT i kwota należności. Plik otworzysz w Excelu albo w arkuszu LibreOffice. Naraz możesz wczytać do 200 plików.

Wartość sprzedaży to suma pól P_13 z faktury, a VAT to suma pól P_14. Na fakturach korygujących są to kwoty różnic, więc mogą być ujemne.

Co dzieje się z plikiem

Odczyt i podgląd odbywają się w Twojej przeglądarce. Strona nie wysyła treści faktury na serwer, nie zapisuje jej i nie używa do tego ciasteczek. Po zamknięciu karty podgląd znika. Jeśli zgodzisz się na statystyki, mierzymy tylko odwiedziny strony, nigdy zawartość pliku. Możesz to sprawdzić samodzielnie: po załadowaniu strony wyłącz internet, a podgląd dalej będzie działał.

Najczęstsze pytania o podgląd faktury XML

Jak otworzyć plik XML faktury z KSeF?

Przeciągnij plik na pole u góry tej strony albo kliknij „Wybierz plik XML”. Podgląd od razu pokaże sprzedawcę, nabywcę, pozycje, kwoty i termin płatności. Nie trzeba się logować ani niczego instalować.

Czy mój plik jest wysyłany na serwer?

Nie. Plik jest czytany w Twojej przeglądarce i nie opuszcza komputera. Strona nie wysyła treści faktury, nie zapisuje jej i nie używa do tego ciasteczek.

Jakie pliki otworzę w podglądzie?

Faktury ustrukturyzowane w formacie XML w strukturze FA(3), używanej w KSeF 2.0. Starsze pliki mają podobną budowę, a pola, których podgląd nie zna, zobaczysz pod ich nazwą z pliku. Podgląd nie otwiera plików JPK, UPO, PDF ani eksportów z programów księgowych.

Czy wydruk z podglądu jest fakturą?

Nie. Fakturą jest plik XML przyjęty przez KSeF. Wydruk z podglądu to pomocniczy odczyt treści pliku: nie ma kodu QR i nie zastępuje wizualizacji, którą wystawca przekazuje poza KSeF.

Dlaczego w podglądzie nie ma numeru KSeF?

Numeru KSeF nie ma w treści pliku XML, bo system nadaje go dopiero po przyjęciu faktury. Podgląd pokaże numer tylko wtedy, gdy plik jest nim nazwany, np. 5555555555-20261110-0A1B2C3D4E5F-7C.xml.

Jak zapisać fakturę z XML jako PDF?

Otwórz plik w podglądzie i kliknij „Drukuj lub zapisz PDF”. W oknie drukowania wybierz jako drukarkę „Zapisz jako PDF” albo „Microsoft Print to PDF”.

Czy podgląd sprawdza, czy faktura jest poprawna?

Nie. Podgląd pokazuje to, co jest w pliku. Nie sprawdza pliku ze schematem FA(3), nie przelicza kwot i nie łączy się z KSeF, więc nie potwierdza, że faktura została tam przyjęta.

Nazwy i znaczenie pól według wzoru i schematu XSD FA(3) w Centralnym Repozytorium Wzorów. Podgląd sprawdziliśmy na przykładowych plikach FA(3) opublikowanych przez Ministerstwo Finansów.