Co to jest KW
KW oznacza „kasa wypłaci” (w niektórych drukach „kasa wyda”). To dowód wypłaty, który potwierdza, że z kasy firmy wydano gotówkę: komu, ile, kiedy i za co. Jest odwrotnością dowodu KP, czyli „kasa przyjmie”. W raporcie kasowym dowody KW zmniejszają stan gotówki, a dowody KP go zwiększają.
Kiedy wystawia się KW
Zawsze wtedy, gdy z kasy firmy wychodzi gotówka. Typowe sytuacje:
- pracownik dostaje zaliczkę na zakupy albo podróż służbową,
- firma zwraca pracownikowi wydatki, które pokrył z własnych pieniędzy,
- firma płaci gotówką z kasy za fakturę dostawcy,
- klient dostaje zwrot gotówki, np. nadpłaty albo zaliczki,
- gotówka z kasy trafia na firmowy rachunek bankowy,
- właściciel wypłaca pieniądze z kasy firmy.
Przy płatnościach dla innych firm pamiętaj o limicie płatności gotówkowych. Gdy stroną transakcji jest inny przedsiębiorca, a jej jednorazowa wartość przekracza 15 000 zł, płatność powinna przejść przez rachunek płatniczy (art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców). Wystawienie KW tego nie zmienia.
Jak wypełnić druk KW online
Formularz ma te same pola co papierowy druk KW. Podgląd zmienia się na bieżąco, więc od razu widzisz, jak będzie wyglądał wydruk.
- Wystawca: nazwa i adres firmy, z której kasy wypłacasz gotówkę. NIP jest opcjonalny, a pusty nie pojawi się na dokumencie.
- Odbiorca gotówki: komu wypłacasz pieniądze, np. imię i nazwisko pracownika albo nazwa dostawcy. Adres możesz pominąć.
- Numer KW: numer zgodny z Twoją numeracją, np. KW 1/11/2026. Formularz nie nadaje numerów i ich nie pamięta.
- Miejscowość i data: data podpowiada się jako dzisiejsza. Zmień ją, jeżeli gotówkę wypłacono innego dnia.
- Kwota: cyframi, z przecinkiem albo kropką przed groszami, np. 1234,56. Kwota słownie uzupełni się sama. Samą zamianę kwoty na słowa, np. do umowy, zrobisz w narzędziu kwota słownie.
- Tytuł wypłaty: konkretnie, za co jest wypłata, np. „Zaliczka na zakup materiałów biurowych” albo „Zapłata za fakturę FV/11/2026/8”, a nie samo „wypłata”.
Co musi zawierać dowód KW
Dla firm z pełną księgowością minimum wyznacza art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Na dowodzie wypłaty oznacza to:
| Wymóg ustawy | Na dowodzie KW |
|---|---|
| Rodzaj dowodu i jego numer | Oznaczenie „KW” i kolejny numer, np. KW 3/11/2026. |
| Strony operacji (nazwy, adresy) | Dane firmy wypłacającej gotówkę i dane odbiorcy. |
| Opis operacji i jej wartość | Tytuł wypłaty („za co”) i kwota. |
| Data operacji | Dzień wypłaty gotówki, a gdy dokument powstał innego dnia, także data jego sporządzenia. |
| Podpisy | Podpis wystawcy i podpis osoby, której wydano gotówkę. |
| Dekretacja | Pola „Konto Wn / Ma” i wskazanie miesiąca ujęcia w księgach, zwykle wypełnia je księgowość. Ustawa pozwala pominąć ten element, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów (art. 21 ust. 1a). |
Pola „Zatwierdził” i „Wypłacił (kasjer)” nie wynikają wprost z art. 21. Są na większości druków KW, bo w wielu firmach instrukcja kasowa wymaga, żeby wypłatę zatwierdziła osoba upoważniona, zanim kasjer wyda pieniądze. Jeżeli prowadzisz firmę sam, możesz podpisać się jako wystawca i jako wypłacający. Kwota słownie też nie jest wymogiem ustawy, ale utrudnia pomyłkę i przerobienie kwoty.
Czy wystawianie KW jest obowiązkowe
Zasada jest taka sama jak przy KP. Przy pełnej księgowości każda operacja w księgach wymaga dowodu księgowego (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości), a przy wypłacie gotówki z kasy jest nim zwykle właśnie KW. Przepisy o KPiR i ryczałcie nie przewidują ogólnego obowiązku prowadzenia kasy i wystawiania KW, choć wiele firm robi to dla porządku w gotówce, zwłaszcza przy zaliczkach dla pracowników. Szerzej opisujemy to w poradniku czy wystawianie KP jest obowiązkowe.
Jak zapisać KW jako PDF
Kliknij „Drukuj lub zapisz PDF”. Otworzy się okno drukowania przeglądarki. Jako drukarkę wybierz opcję zapisu do PDF, na przykład „Zapisz jako PDF” albo „Microsoft Print to PDF”. Nazwa zależy od przeglądarki i systemu. Wybierz papier A4, orientację pionową i skalę 100%. Jeżeli na kartce pojawia się adres strony i data, wyłącz w ustawieniach drukowania opcję „Nagłówki i stopki”.
Oryginał, kopia i pusty druk
Wydruk mieści na jednej kartce A4 dwa takie same egzemplarze, oznaczone jako „Oryginał” i „Kopia”, z przerywaną linią cięcia pośrodku. Który egzemplarz zostaje w dokumentacji kasy, a który dostaje odbiorca, ustal według zasad przyjętych w Twojej firmie. Przycisk „Drukuj pusty druk KW” drukuje ten sam układ bez danych, do wypełnienia ręcznie.
Podgląd, kwota słownie i wydruk powstają na Twoim komputerze. Dane wpisane w formularzu nie są nigdzie wysyłane ani zapisywane, a po zamknięciu strony znikają. Przyjmujesz też gotówkę do kasy? Do tego służy druk KP online.
Wystawiasz faktury i przyjmujesz wpłaty gotówką?
FakturaGO to program na Windows: faktury wysyłasz do KSeF 2.0, a w module Kasa Przyjmie prowadzisz kartotekę klientów, historię wpłat i numerowane dowody KP. Dane zostają na Twoim komputerze. Przez 30 dni za 0 zł, potem 24,99 zł miesięcznie za cały pakiet.
Najczęstsze pytania o druk KW
Co oznacza skrót KW?
KW oznacza „kasa wypłaci”. To dowód wypłaty, który potwierdza wydanie gotówki z kasy firmy: komu, ile, kiedy i za co.
Czy druk KW online jest darmowy?
Tak. Formularz jest bezpłatny, nie wymaga rejestracji ani logowania i możesz z niego korzystać dowolnie często.
Kto podpisuje dowód KW?
Wystawca dowodu i osoba, która odbiera gotówkę. W wielu firmach wypłatę zatwierdza też osoba upoważniona, a kasjer podpisuje, że wypłacił pieniądze. Kto i w jakiej kolejności podpisuje, ustala instrukcja kasowa firmy.
Czym różni się KW od KP?
KW dokumentuje wypłatę gotówki z kasy, a KP (kasa przyjmie) dokumentuje wpływ gotówki do kasy. W raporcie kasowym KW zmniejsza stan kasy, a KP go zwiększa.
Czy dane z formularza są gdzieś wysyłane?
Nie. Podgląd, kwota słownie i wydruk powstają w Twojej przeglądarce. Dane wpisane w formularzu nie są nigdzie wysyłane ani zapisywane, a po zamknięciu strony znikają.
Czy mogę wydrukować pusty druk KW?
Tak. Przycisk „Drukuj pusty druk KW” drukuje ten sam układ bez danych, do wypełnienia ręcznie. To, co wpisałeś w formularzu, zostaje na miejscu.