Jak wystawić dowód KP krok po kroku

Co oznacza dokument KP?

Skrót KP oznacza kasa przyjmie. Dokument potwierdza, że określona kwota została przyjęta do kasy od wskazanej osoby lub podmiotu. Pomaga połączyć wpłatę z klientem, datą i konkretnym tytułem rozliczenia.

Jakie dane powinny znaleźć się na dowodzie KP?

• numer dokumentu zgodny z przyjętą numeracją,
• data przyjęcia wpłaty,
• dane wpłacającego,
• kwota zapisana liczbowo,
• tytuł wpłaty opisujący rozliczenie,
• dane podmiotu przyjmującego pieniądze,
• miejsce na wymagane zatwierdzenie lub podpis zgodnie z zasadami organizacji.

Dowód KP w pięciu krokach

1. Dodaj klienta. Uzupełnij kartotekę klienta i termin kolejnych wpłat. Przy następnym rozliczeniu wybierzesz istniejący wpis.
2. Otwórz nową wpłatę. Wybierz klienta i sprawdź podpowiedziany termin następnego rozliczenia.
3. Uzupełnij operację. Wpisz datę, kwotę, sposób płatności i tytuł. Przed zatwierdzeniem sprawdź dane formularza.
4. Wybierz zapis PDF lub druk. Program zapisze wpłatę i nada numer KP. Możesz pobrać PDF albo przejść do podglądu z oknem drukowania.
5. Sprawdź gotowy dokument. Zweryfikuj numer, dane stron, kwotę i opis przed przekazaniem odbiorcy. Wpłata pozostanie w historii klienta.

Przykład: potwierdzenie wpłaty 500 zł

Klient przekazuje 500 zł gotówką za usługę serwisową. W formularzu nowej wpłaty wybierz jego kartotekę, wpisz faktyczną datę przyjęcia pieniędzy i tytuł pozwalający rozpoznać rozliczenie. Poniższe dane są przykładem, nie gotowym dokumentem księgowym.

Wpisz numer faktury w tytule tylko wtedy, gdy wpłata rzeczywiście jej dotyczy. Numer samego KP otrzymasz po zapisaniu wpłaty. Pole „Termin następnej wpłaty (dni)” służy do kontroli kolejnego rozliczenia klienta, a nie do zmiany daty przyjęcia obecnej wpłaty.

Jak pobrać KP jako PDF lub wydrukować dokument?

Na dole formularza wybierz „Zapisz i pobierz PDF” albo „Zapisz i drukuj”. Podgląd wydruku zawiera oryginał i kopię. Do zapisanej wpłaty możesz wrócić z historii klienta, zamiast tworzyć drugi dokument dla tej samej operacji.

Dowód KP i faktura VAT w jednym procesie

Jeżeli dopiero wystawiasz fakturę dla tej wpłaty, możesz zaznaczyć opcję „Wystaw fakturę VAT razem z dowodem KP”. Wybierasz kontrahenta, stawkę VAT i określasz, czy wpisana kwota jest netto czy brutto. Program tworzy powiązaną, opłaconą fakturę. Jeśli faktura już istnieje, pozostaw tę opcję wyłączoną, aby nie wystawić jej ponownie.

To połączenie ewidencji wpłat Kasa Przyjmie z modułem fakturowania. Sam zapis KP nie jest wysyłką faktury do KSeF. Wysyłkę i jej wynik sprawdzasz osobno w module Faktury.

Jak zachować porządek w numeracji?

Stosuj jeden, konsekwentny schemat i nie wykorzystuj ponownie numeru usuniętego dokumentu bez sprawdzenia zasad obowiązujących w Twojej dokumentacji. Czytelna numeracja, na przykład kolejny numer i rok, ułatwia znalezienie wpłaty oraz powiązanie papierowego dokumentu z wpisem w programie.

Wpłata cykliczna i kontrola terminu

Przy klientach regulujących należność co miesiąc zapisz w karcie klienta liczbę dni do następnej wpłaty. Kwotę wpisujesz przy każdej wpłacie. Program do wystawiania KP w FakturaGO przechowuje historię rozliczeń i wskazuje klientów po terminie. Dzięki temu dokument KP nie jest osobnym plikiem oderwanym od kartoteki klienta.

Najczęstsze błędy

Zbyt ogólny tytuł wpłaty

Opis powinien pozwalać ustalić, czego dotyczyła wpłata. Samo słowo „opłata” może być niewystarczające przy kilku rozliczeniach tego samego klienta.

Inna data w historii i na wydruku

Przed zapisem sprawdź datę operacji. Późniejsza ręczna zmiana tylko jednego egzemplarza powoduje rozbieżność.

Brak kopii zapasowej

Historia wpłat jest częścią lokalnej bazy FakturaGO. Regularnie wykonuj backup i przechowuj go poza dyskiem komputera, na którym pracujesz.

Najczęstsze pytania o dowód KP

Co oznacza skrót KP?

KP oznacza kasa przyjmie. Dokument potwierdza przyjęcie wpłaty do kasy.

Czy dowód KP zastępuje fakturę albo paragon?

Nie. Dowód KP potwierdza operację kasową. Nie zastępuje faktury ani paragonu, jeżeli przepisy wymagają wystawienia takiego dokumentu sprzedaży.

Czy można ponownie użyć numeru usuniętego KP?

Nie wykorzystuj ponownie numeru usuniętego dokumentu bez sprawdzenia zasad obowiązujących w Twojej dokumentacji. W Kasie Przyjmie numer usuniętej wpłaty nie wraca do puli.