Jak przygotować eksport z enova365 i sprawdzić plik EPP 1.12
Jeżeli dokumenty pochodzą z enova365 lub Soneta, nie trzeba przepisywać każdej faktury do InsERT GT. Obsługiwany eksport XML można przeanalizować i zamienić na spójny plik EPP z fakturami, kontrahentami, tabelami VAT i danymi KSeF, jeśli są w źródle.
Co jest potrzebne przed rozpoczęciem?
- obsługiwany eksport XML utworzony w enova365 lub Soneta,
- dostęp do modułu Konwerter KSeF w FakturaGO,
- miejsce, w którym zapiszesz plik wynikowy EPP,
- InsERT GT w wersji zgodnej z formatem EPP 1.12.
Jak sprawdzić plik wejściowy przed próbą?
Obsługiwany XML zawiera element session, a w nim przynajmniej jeden DokumentHandlowy. Każdy dokument musi mieć pełny numer i dane kontrahenta. Sama końcówka .xml nie potwierdza zgodności. Jeśli nie masz pewności, otwórz eksport w FakturaGO: analiza pokaże liczbę dokumentów, kontrahentów i rozpoznanych numerów KSeF albo konkretny komunikat o brakującej strukturze.
Brak numeru KSeF przy części dokumentów daje ostrzeżenie, ale nie zatrzymuje konwersji. Numer KSeF o nieprawidłowym formacie albo brak obowiązkowego numeru dokumentu lub danych kontrahenta przerywa analizę całej paczki. Popraw wtedy dane w źródle i ponownie wyeksportuj XML; program nie tworzy częściowego EPP z takiej paczki.
Konwersja XML do EPP krok po kroku
- Utwórz eksport XML. W enova365 lub Soneta wybierz dokumenty, które mają zostać przekazane, i zapisz eksport w obsługiwanym układzie.
- Otwórz Konwerter KSeF. Moduł jest dostępny z ekranu wyboru programu w FakturaGO.
- Wskaż plik XML. Program odczyta dokumenty i przeprowadzi analizę bez modyfikowania pliku źródłowego.
- Sprawdź podsumowanie. Porównaj liczbę faktur, kontrahentów i rozpoznanych numerów KSeF. Przejrzyj ostrzeżenia przed utworzeniem EPP.
- Zapisz EPP 1.12. Wybierz katalog docelowy. Program przygotuje nowy plik do dalszego importu.
- Zweryfikuj import. Po wczytaniu pliku w InsERT GT sprawdź liczbę dokumentów, wartości, VAT oraz kartoteki kontrahentów przed zatwierdzeniem pracy.
Jakie dane trafiają do pliku?
| Obszar | Zakres danych |
|---|---|
| Dokumenty | Numery, daty, wartości i waluta w nagłówkach EPP. |
| VAT | Tabele i podsumowania podatku wymagane przez strukturę pliku wynikowego. |
| Kontrahenci | Kartoteka na podstawie kontrahenta przypisanego do dokumentu. |
| KSeF | Numer, data i skrót KSeF, jeżeli występują w obsługiwanym pliku wejściowym. |
Granica konwersji: EPP zawiera nagłówki dokumentów i podsumowania VAT, ale nie przenosi szczegółowych pozycji towarowych z XML jako osobnych wierszy. Gotowy plik jest zapisany w kodowaniu Windows-1250; importuj wynik bez ręcznego przepisywania go w edytorze tekstu.
Przykład kontroli paczki dokumentów
Załóżmy, że eksportujesz 20 faktur z jednego okresu. Przed konwersją zanotuj ich liczbę i sumy wartości według walut. Po analizie XML sprawdź, czy podsumowanie obejmuje te same dokumenty. Mniejsza liczba kontrahentów niż faktur może być poprawna: jeden kontrahent może występować na kilku dokumentach.
- Porównaj zakres. Sprawdź numery faktur, okres i liczbę dokumentów przed konwersją oraz po imporcie.
- Sprawdź kwoty. Porównuj netto, VAT i brutto osobno dla każdej waluty. Nie łącz PLN i EUR w jedną sumę kontrolną.
- Zweryfikuj identyfikatory. Sprawdź NIP kontrahenta, numer faktury oraz numer KSeF tam, gdzie występuje.
- Wyklucz powtórny import. Ustal, czy ta sama paczka nie została już wczytana do docelowej bazy. Sam zapis nowego pliku EPP nie usuwa wcześniejszych dokumentów.
Co sprawdzić przed importem do InsERT GT?
Najpierw porównaj liczbę dokumentów z okresem eksportu. Następnie sprawdź, czy każda faktura ma prawidłowego kontrahenta, walutę, stawki VAT i wartości. Jeżeli analiza zgłasza brak numeru KSeF, ustal, czy źródłowy dokument faktycznie powinien go zawierać.
Zachowaj oryginalny XML oraz utworzony EPP do czasu zakończenia weryfikacji. Dzięki temu możesz odtworzyć proces bez ponownego eksportowania dokumentów.
XML faktury FA(3) i eksport danych programu księgowego to różne struktury. Zmiana rozszerzenia pliku nie zamienia jednej w drugą. Jeśli nie masz pewności, czy Twój eksport jest obsługiwany, opisz system źródłowy i komunikat na support@fakturago.pl, bez przesyłania tokenów ani niezanonimizowanych danych klientów.
Najczęstsze problemy
Brak elementu session lub dokumentów handlowych
Upewnij się, że plik pochodzi z obsługiwanego eksportu enova365 lub Soneta. Konwerter szuka elementu session i co najmniej jednego DokumentHandlowy; sama końcówka .xml nie wystarcza.
Błąd numeru dokumentu lub numeru KSeF
Pełny numer dokumentu jest wymagany. Jeśli źródło zawiera numer KSeF, musi on mieć poprawny format. Taki błąd zatrzymuje analizę całej paczki: popraw dane w systemie źródłowym, a potem ponów eksport.
Mniej numerów KSeF niż faktur
Nie każdy dokument źródłowy musi zawierać numer KSeF. Sprawdź datę, status dokumentu oraz dane zapisane w systemie, z którego utworzono eksport.
Powieleni kontrahenci po imporcie
Przed zatwierdzeniem importu sprawdź zasady rozpoznawania kartotek w docelowym InsERT GT, szczególnie gdy ta sama firma występuje pod różnymi nazwami lub ma niepełny NIP.
Pytania o konwersję
Czy nowy plik EPP usuwa dokumenty z poprzedniego importu?
Nie. Sam zapis nowego pliku EPP nie usuwa wcześniejszych dokumentów, dlatego przed importem ustal, czy ta sama paczka nie została już wczytana do docelowej bazy.
Jak porównać kwoty paczki z fakturami w kilku walutach?
Porównuj netto, VAT i brutto osobno dla każdej waluty. Nie łącz PLN i EUR w jedną sumę kontrolną.
Czy gotowy plik EPP można poprawić w edytorze tekstu?
Nie zalecamy tego. Plik jest zapisany w kodowaniu Windows-1250, dlatego importuj wynik bez ręcznego przepisywania go w edytorze tekstu.
Sprawdź konwersję na własnym eksporcie
Poznaj konwerter XML enova365 do EPP 1.12, a potem przetestuj obsługiwany XML w FakturaGO. Warunki próby i późniejszą cenę znajdziesz w ofercie.
Zobacz warunki 30-dniowej próby