KSeF od 1 stycznia 2027: co muszą zrobić najmniejsze firmy

Kogo dotyczy termin 1 stycznia 2027

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wchodził etapami. Od 1 lutego 2026 r. objął największe firmy, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostałe. Najmniejsi przedsiębiorcy dostali czas do końca 2026 r.: zgodnie z art. 145m ustawy o VAT mogą jeszcze wystawiać faktury papierowe albo zwykłe faktury elektroniczne, np. PDF, jeżeli łączna wartość sprzedaży brutto udokumentowanej fakturami wystawionymi w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł.

1 stycznia 2027 r. ten wyjątek się kończy. Dotyczy to w szczególności:

• jednoosobowych firm z małą sprzedażą, które w 2026 r. wystawiały faktury w Wordzie, Excelu albo ręcznie,
• firm zwolnionych z VAT, podmiotowo albo przedmiotowo. Ministerstwo Finansów potwierdza, że one także mają obowiązek KSeF i do końca 2026 r. mogą korzystać z limitu 10 000 zł,
• sklepów i punktów usługowych, które wystawiają faktury z kasy rejestrującej (art. 145n ustawy o VAT).

Przekroczyłeś limit w 2026 r.? Wtedy obowiązek KSeF już Cię dotyczy: od faktury, którą przekroczyłeś 10 000 zł w danym miesiącu, wystawiasz faktury w KSeF, także w kolejnych miesiącach, gdy sprzedaż znów spadnie. Wyjątkiem są faktury dla konsumentów.

Kogo to nie dotyczy: faktur dla osób prywatnych nieprowadzących działalności. Są wyłączone z obowiązkowego KSeF i można je wystawiać w KSeF dobrowolnie. Z kolei odbierać faktury w KSeF musi każda firma już od 1 lutego 2026 r., niezależnie od wielkości sprzedaży.

Co się zmienia 1 stycznia 2027

Kary za brak KSeF

W 2026 r. kary za błędy związane z KSeF nie są stosowane i nie będą nakładane wstecz. Według obecnej ustawy mają obowiązywać od 1 stycznia 2027 r., m.in. za wystawienie faktury poza KSeF wbrew obowiązkowi albo za niewysłanie w terminie faktury wystawionej w trybie offline.

Co zrobić przed 1 stycznia 2027: lista kroków

1. Sprawdź, czy termin Cię dotyczy. Jeżeli wystawiasz faktury firmom i w 2026 r. korzystasz z limitu 10 000 zł albo z faktur z kasy, od stycznia przechodzisz na KSeF. Jeżeli sprzedajesz tylko osobom prywatnym, faktury dla nich nie muszą trafiać do KSeF.
2. Zaloguj się do KSeF. Właściciel jednoosobowej firmy zaloguje się do bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF m.in. Profilem Zaufanym, e-dowodem albo podpisem kwalifikowanym. Spółki i inne podmioty nadają pierwsze uprawnienia m.in. przez zawiadomienie ZAW-FA.
3. Wybierz, czym będziesz wystawiać faktury. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia: Aplikację Podatnika KSeF, e-mikrofirmę i aplikację mobilną. Przy większej liczbie faktur wygodniej pracuje się w programie do faktur, który pamięta kontrahentów, produkty i numerację i sam wysyła faktury do KSeF.
4. Połącz program z KSeF. Programy logują się do KSeF tokenem albo certyfikatem. Jak wygenerować token, opisujemy w poradniku jak wygenerować token KSeF, a różnice między tokenem i certyfikatem w artykule token czy certyfikat KSeF.
5. Przećwicz wysyłkę przed styczniem. Ministerstwo udostępnia środowisko testowe i przedprodukcyjne, w których faktury nie mają skutków podatkowych. Wyślij kilka próbnych faktur, zanim zrobisz to na produkcji.
6. Uprzedź klientów i księgową. Firmy odbiorą Twoje faktury w KSeF. Klientom, którzy nie korzystają z KSeF, przekażesz fakturę w uzgodniony sposób, np. jako PDF. Księgowa pobierze faktury z KSeF, więc warto ustalić, kto i jak to robi.
7. Zmień nawyki przy płatnościach. Od 2027 r. przy przelewie za fakturę ustrukturyzowaną między czynnymi podatnikami VAT podajesz numer KSeF faktury. Klient, który chce faktury do paragonu, dostaje fakturę w KSeF, bo paragon z NIP nie jest już fakturą.

Szczegóły samej wysyłki, statusy faktury i najczęstsze błędy KSeF opisujemy w poradniku jak wysłać fakturę do KSeF. Jak wygląda plik FA(3), który trafia do systemu, pokazujemy w artykule faktura FA(3) w KSeF.

Najczęstsze pytania o KSeF od 2027 r.

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy dla małych firm?

Od 1 stycznia 2027 r. dla firm, które w 2026 r. korzystały z limitu: sprzedaż udokumentowana fakturami do 10 000 zł brutto w miesiącu. Pozostałe firmy mają ten obowiązek od 1 kwietnia 2026 r., a największe od 1 lutego 2026 r.

Czy firma zwolniona z VAT musi wystawiać faktury w KSeF?

Tak. Ministerstwo Finansów potwierdza, że obowiązek dotyczy także podatników zwolnionych z VAT podmiotowo lub przedmiotowo. Do końca 2026 r. mogą oni korzystać z limitu 10 000 zł.

Czy faktury dla osób prywatnych muszą być w KSeF?

Nie. Faktury dla konsumentów, czyli osób prywatnych nieprowadzących działalności, są wyłączone z obowiązkowego KSeF. Można je wystawiać w KSeF dobrowolnie.

Co się stanie, gdy w 2026 r. przekroczę limit 10 000 zł?

Od faktury, którą przekroczysz limit w danym miesiącu, musisz wystawiać faktury w KSeF, także w kolejnych miesiącach, gdy sprzedaż znów spadnie. Wyjątkiem są faktury dla konsumentów.

Czy od 2027 r. będą kary za niewystawienie faktury w KSeF?

Według obecnej ustawy kary mają być stosowane od 1 stycznia 2027 r. Rząd przyjął 20 października 2026 r. projekt przesunięcia ich na 1 stycznia 2028 r., ale na 6 listopada 2026 r. to wciąż projekt. Kary nie działają wstecz, więc nie obejmą 2026 r.

Czy paragon z NIP nadal będzie fakturą?

Nie. Od 1 stycznia 2027 r. paragon fiskalny z NIP nabywcy nadal można wystawić, ale nie jest już fakturą uproszczoną. Firma, która potrzebuje faktury, dostaje fakturę w KSeF.

Źródła: Ministerstwo Finansów: zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne, ustawa o podatku od towarów i usług (art. 108g, 145m, 145n). Stan prawny na 6 listopada 2026 r.