Jak wystawić dowód KP krok po kroku
Dowód KP porządkuje przyjęcie gotówki i zostawia czytelny ślad w dokumentacji. Poniżej pokazujemy, jakie dane przygotować i jak zarejestrować wpłatę bez przepisywania informacji przy każdym kolejnym rozliczeniu.
Co oznacza dokument KP?
Skrót KP oznacza kasa przyjmie. Dokument potwierdza, że określona kwota została przyjęta do kasy od wskazanej osoby lub podmiotu. Pomaga połączyć wpłatę z klientem, datą i konkretnym tytułem rozliczenia.
Jakie dane powinny znaleźć się na dowodzie KP?
- numer dokumentu zgodny z przyjętą numeracją,
- data przyjęcia wpłaty,
- dane wpłacającego,
- kwota zapisana liczbowo,
- tytuł wpłaty opisujący rozliczenie,
- dane podmiotu przyjmującego pieniądze,
- miejsce na wymagane zatwierdzenie lub podpis zgodnie z zasadami organizacji.
Dowód KP w pięciu krokach
- Dodaj klienta. Zapisz nazwę, dane kontaktowe, domyślną kwotę i cykl kolejnych wpłat. Przy następnym rozliczeniu wybierzesz gotową kartotekę.
- Wybierz nową wpłatę. Wskaż klienta i sprawdź dane podpowiedziane przez program.
- Uzupełnij operację. Wpisz datę, kwotę, sposób płatności i tytuł. Jeżeli klient rozlicza się cyklicznie, program może wyznaczyć następny termin.
- Sprawdź podgląd. Zweryfikuj numer KP, dane obu stron, kwotę i opis przed zapisaniem dokumentu.
- Zapisz lub wydrukuj. Przygotuj PDF albo wydruk w układzie oryginał i kopia. Wpłata pozostanie w historii klienta.
Jak zachować porządek w numeracji?
Stosuj jeden, konsekwentny schemat i nie wykorzystuj ponownie numeru usuniętego dokumentu bez sprawdzenia zasad obowiązujących w Twojej dokumentacji. Czytelna numeracja, na przykład kolejny numer i rok, ułatwia znalezienie wpłaty oraz powiązanie papierowego dokumentu z wpisem w programie.
Wpłata cykliczna i kontrola terminu
Przy klientach regulujących należność co miesiąc warto zapisać domyślną kwotę i liczbę dni do następnej wpłaty. Moduł Kasa Przyjmie przechowuje historię rozliczeń i wskazuje klientów po terminie. Dzięki temu dokument KP nie jest osobnym plikiem oderwanym od kartoteki klienta.
Najczęstsze błędy
Zbyt ogólny tytuł wpłaty
Opis powinien pozwalać ustalić, czego dotyczyła wpłata. Samo słowo „opłata” może być niewystarczające przy kilku rozliczeniach tego samego klienta.
Inna data w historii i na wydruku
Przed zapisem sprawdź datę operacji. Późniejsza ręczna zmiana tylko jednego egzemplarza powoduje rozbieżność.
Brak kopii zapasowej
Historia wpłat jest częścią lokalnej bazy FakturaGO. Regularnie wykonuj backup i przechowuj go poza dyskiem komputera, na którym pracujesz.
Wypróbuj Kasę Przyjmie w FakturaGO
Kartoteka klientów, historia wpłat, kontrola terminów i dowody KP są dostępne w tej samej licencji co Fakturowanie i Konwerter KSeF.
Rozpocznij bezpłatny miesiąc